AK-tuelts styringsmodel fastlægger de fælles rammer for, hvordan intranettet udvikles, organiseres og vedligeholdes. Den beskriver den strategiske retning, principper for struktur og indhold samt roller, ansvar og styring.
1. Strategisk retning
Ét fælles intranet
- AK-tuelt er bygget som ét samlet intranet med fælles indhold og afdelingssider.
- Strukturen skal gøre det nemt at finde information på tværs af organisationen og er samtidig forberedt til, at intranettet på sigt kan understøtte personaliseret indhold, hvis der træffes beslutning om det.
Behov først
- AK-tuelt udvikles og indrettes med udgangspunkt i brugernes behov. Det gælder både funktionalitet, struktur, navigation og indhold.
- Det er brugernes opgaver og behov for information – ikke organisationens opbygning eller afsenderen – der styrer, hvordan intranettet indrettes.
Fælles rammer og decentralt ansvar
- AK-tuelt har en decentral redaktørorganisation, fordi mange afdelinger og fagområder bidrager med indhold.
- Afdelingerne har ansvar for deres indhold, mens webmasterteamet sætter de fælles rammer og understøtter redaktørerne.
Information, man kan stole på
- Indhold på AK-tuelt skal være korrekt, aktuelt og have en tydelig ejer.
- Information skal så vidt muligt vedligeholdes ét sted, så der ikke opstår forskellige versioner af det samme.
2. Adgang og informationssikkerhed
Nemt at tilgå
- Alle medarbejdere skal nemt kunne tilgå AK-tuelt uanset arbejdssted og udstyr. Derfor kræver adgangen ikke brugerlogin.
Fortroligt indhold hører til et andet sted
- AK-tuelt er sat op, så indholdet ikke indekseres af almindelige søgemaskiner. Alle med et direkte link til indholdet kan dog tilgå det.
- Publicér derfor kun indhold, som kan tåle at være offentligt tilgængeligt.
- Fortrolige, sikkerhedsfølsomme eller på anden måde adgangsbegrænsede oplysninger skal placeres i systemer med passende adgangskontrol.
3. Principper for struktur og indhold
01 - Gør gældende information tilgængelig via AK-tuelt
Retningslinjer, politikker, procedurer, vejledninger og anden gældende information skal kunne findes via AK-tuelt.
Indhold kan ligge i fx Teams, når det giver mening, men skal kunne findes uden kendskab til organisationens Teams-struktur.
02 - Følg den fælles struktur
Den overordnede struktur og navigation er fælles for AK-tuelt og styres centralt. Større ændringer i strukturen skal aftales med webmasterteamet.
03 - Placér indhold, hvor brugerne forventer at finde det
Indhold placeres ud fra den sammenhæng, det skal bruges i – ikke ud fra, hvem der er afsender.
Fælles information placeres i den fælles struktur. Indhold, der kun er relevant for en bestemt afdeling, placeres som udgangspunkt på afdelingens sider.
04 - Vedligehold information ét sted
Den samme information skal som udgangspunkt kun vedligeholdes ét sted. Link til den fra andre relevante sider frem for at oprette kopier.
05 - Giv indholdet en tydelig ejer
Alt indhold på AK-tuelt skal have en tydelig ejer. Sideejeren skal fremgå af sidens indstillinger i GoPublic.
06 - Hold indholdet aktuelt
Alle sider indgår i det årlige gennemsyn i januar. Indhold, der ændrer sig ofte, skal gennemgås oftere.
4. Roller og ansvar
AK-tuelt kombinerer fælles styring med decentralt ansvar for indhold og publicering.
Afdelingschefen
- Afdelingschefen har det overordnede ansvar for afdelingens indhold og for, at det bliver vedligeholdt.
- Afdelingschefen udpeger de nødvendige webredaktører i dialog med webmaster.
Fagredaktøren
- Fagredaktøren har ansvar for, at det faglige indhold er korrekt og aktuelt.
Webredaktøren
- Webredaktøren opretter og redigerer indhold i GoPublic efter de fælles retningslinjer.
- Webredaktør og fagredaktør kan være den samme person.
Webmasterteamet
- Webmasterteamet har system- og governanceansvaret og varetager den daglige forvaltning og udvikling af AK-tuelt.
- Teamet administrerer også adgang og rettigheder og står for oplæring og support af webredaktørerne.
5. Styring og udvikling
Strategisk forankring
- AK-tuelt er strategisk forankret hos kommunaldirektøren, som træffer de overordnede strategiske og væsentlige beslutninger om intranettet.
System og governance
- Webmasterteamet er forankret i kommunikationsområdet i Sekretariatet og har system- og governanceansvaret for AK-tuelt og GoPublic.
- Teamet omsætter de overordnede beslutninger til fælles rammer, retningslinjer og løsninger.
Løbende udvikling
- Webmasterteamet er kommunens kontakt til GoPublic og varetager dialogen om systemets udvikling, nye funktioner og ændringer.
- Nye behov og større ændringer vurderes i sammenhæng med hele intranettet og løftes til kommunaldirektøren, når de kræver en strategisk eller væsentlig beslutning.