Acadre - ledelsestilsyn

Ledere skal udøve ledelsestilsyn for at sikre, at sikkerhedsmodellen og journaliseringen i Acadre vedblivende imødekommer kravene i GDPR.

Oversigt over ledelsestilsyn for Acadre

Kontrolområde Frekvens Ansvarlig Udførende
Stikprøvekontrol 2 gange årligt Systemejer (Sekretariatet) Afdelingschef og udpegede medarbejdere
Adgangskontrol 2 gange årligt Leder Leder
Journaliseringskontrol 2 gange årligt (februar og august) Leder Leder

Læs mere om Acadre ledelsestilsyn

Formål

Kontrollere, at sager og dokumenter behandles og journaliseres korrekt.

Sådan foregår kontrollen

  • Gennemføres af Sekretariatet to gange årligt.
  • Baseres på logudtræk fra en fortrolig, tilfældigt udvalgt dato.
  • Omfatter ca. 20 tilfældigt udvalgte brugere.
  • Der kontrolleres bl.a.:
    • Korrekt journalisering
    • Korrekte metadata og klassifikationer
    • Overholdelse af gældende retningslinjer

Det skal du som leder gøre

  • Afvent eventuel henvendelse fra systemadministrator.
  • Følg op på eventuelle fund vedrørende medarbejdere i din afdeling.

Dokumentation

  • Resultatet journaliseres i Acadre af systemadministratoren, hvis der ikke konstateres uregelmæssigheder.

Læs mere

Du finder procedurebeskrivelse og kontrolskema i linkliseterne på siden

Som leder skal du gennemføre adgangskontrol i Acadre to gange årligt for at sikre, at medarbejderne har de korrekte adgange til systemet.

  • Acadre-administratoren fremsender et udtræk over medarbejdere og tildelte adgange, samt en vejledning til kontrollen.
  • Du skal herefter vurdere, om medarbejdernes adgange fortsat er nødvendige og relevante for deres arbejdsopgaver.

Vær særligt opmærksom på:

  • Brugere, der er fratrådt, men fortsat har adgang.
  • Medarbejdere, der har skiftet opgaver eller ansvarsområde og derfor har behov for ændrede adgange.

Dokumentation for den gennemførte kontrol journaliseres af dig i Acadre.

Som leder skal du to gange årligt (senest i februar og august) føre tilsyn med, at der journaliseres korrekt i Acadre.

Kontrollen skal bl.a. sikre:

  • Korrekt beskyttelse af personoplysninger (GDPR).
  • Korrekt journalisering og klassificering af sager.
  • Korrekt titelgivning af sager.
  • Løbende afslutning af færdigbehandlede sager.
  • Håndtering af aktive sager hos fratrådte medarbejdere.

Kontrollen gennemføres ved hjælp af søgefunktionerne i Acadre og dokumenteres i et kontrolskema, som sendes til Sekretariatet. Se dokumentoversigten her på siden.