Nærværende retningslinje omhandler den telefonbetjening, som er afhængig af omstilling af telefoner og dermed af rådhusets åbningstid mandage og torsdage kl. 12-17 samt tirsdage 8-14. Den beskriver derudover vores håndtering af telefoner i arbejdstiden.

Nogle grupper / funktioner har andre måder, de håndterer borgerhenvendelser på, herunder telefonisk, som ikke er afhængig af rådhusets åbningstider og den centrale omstilling. 

Beskrivelsen af betjening i åbningstiden er et minimum. Derudover kan der være en lokal fastlæggelse af telefonisk borgerbetjening

I åbningstiden

Telefonerne på rådhuset skal være bemandet nødvendigt og tilstrækkeligt i hele åbningstiden, så alle indkomne opkald besvares.

For afdelinger/ grupper, der har borgerbetjening, og som har mange telefoner, lægges mødeaktiviteter og lignende uden for åbningstiden, så telefoner kan prioriteres.

Borgere skal som udgangspunkt bedes om at ringe på hovednummeret eller det relevante gruppenummer.

I rådhusets åbningstid skal telefonen være omstillet til en anden, hvis ikke man kan tage den. Det gælder - om muligt - også ved sygdom. Ved ringegrupper skal et tilstrækkeligt antal medarbejdere kunne besvare telefonen.

Kan man ikke træffes telefonisk i åbningstiden, ringes tilbage til borgeren hurtigst muligt efterfølgende og senest dagen efter.

Undtagelser

Der kan, helt undtagelsesvis og efter aftale med leder, omstilles til telefonsvarer i åbningstiden. Borger kontaktes hurtigst muligt, når man er tilbage og senest dagen efter.

I arbejdstiden

• Vi skal kunne komme i kontakt med hinanden i arbejdstiden. Som udgangspunkt er telefonen derfor åben.
• Chatfunktionen på teams kan ligeledes bruges som intern kommunikation, så kolleger kan få fat i hinanden.
• Telefonen skal være på lydløs.
• Ved hjemmearbejde har man telefonen med.

Generelt

Vi har alle pligt til at holde kalenderen opdateret, herunder markering af ferie og fridage, af hensyn til omstillingen og kolleger.

Lukkedage

På rådhusets lukkedage er der ikke adgang gennem den centrale omstilling.