Whistleblowerordning

Whistleblowerordningen er lovbestemt og følger af Lov om beskyttelse af whistleblowere.

Formålet med ordningen er:

• At værne om offentlighedens interesse i, at lovovertrædelser kommer frem i lyset, og understøtte denne interesse ved at beskytte whistleblower effektivt mod repressalier og at sikre effektive, fortrolige og sikre indberetningskanaler.
• At give nuværende og tidligere medarbejdere og samarbejdspartnere med en arbejdsmæssig tilknytning til kommunen mulighed for i et sikret system at indberette ulovlige forhold og grove forsømmelser inden for den kommunale administration.
• Indberetningerne bliver håndteret hurtigt, fortroligt og under tavshedspligt og skal konstruktivt medvirke til at forebygge ulovlige forhold og grove eller gentagne forsømmelser i Allerød Kommune

Vi opfordrer til, at du benytter ”normale” kommunikationskanaler og som omfatter mulighed for en dialog med ledelse, HR eller tillidsrepræsentanter.

Men der kan være situationer, hvor man som medarbejder har viden om ulovlig aktivitet eller anden alvorlig adfærd,og kan føle sig mere tryg ved whistleblowerordningen.

Vi værdsætter dine indberetninger.

Mulighed for at indberette til eksterne whistleblowerordninger

Whistleblowersager som ikke har tilknytning til Allerød Kommune – eller som indberetter ikke ønsker at indberette til Allerød Kommunes interne whistleblowerordning, kan indberettes til eksterne whistleblowerordninger, f.eks. Datatilsynets whistleblowerordning.

Du kan her på siden se, hvordan Allerød Kommunes interne whistleblowerordningen fungerer.

Lov om beskyttelse af whistleblower (WL) giver på en række områder whistleblowere særlig beskyttelse:

• Ansvarsfrihed, jf. WL § 7: whistleblowere ifalder ikke ansvar for erhvervelse af eller adgang til indberettede eller offentliggjorte oplysninger (f.eks. ved brud på tavshedspligt), med mindre erhvervelsen af oplysninger eller adgang hertil udgør en selvstændig strafbar handling.
• Forbud mod hindring og enhver form for repressalier, Jf. WL § 8: beskyttelse mod negative ansættelsesretlige konsekvenser og repressalier. Beskyttelsen gælder også hjælpere som Tillidsrepræsentanter.
• Omvendt bevisbyrde, jf. WL §  29: såfremt whistleblower beviser at have foretaget en indberetning og at være udsat for en ulempe, skal arbejdsgiveren bevise, at ulempen ikke udgjorde en repressalie som følge af indberetningen.
• Særlig tavshedspligt, jf. WL §§25-26: Mht. whistleblowers identitet og indberetningen.
• Genansættelse eller godtgørelse, jf. WL § 28. Whistleblower kan tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation, hvis der til trods herfor sker uberettigede ansættelsesretlige sanktioner, som følge af en indberetning

Du inberetter via den sikrede whistleblowerportal: https://alleroed.integrityline.com/

• Du kan indberette på dansk
• Skriftligt eller mundtligt via talebesked i systemet
• Det er muligt at vedhæfte dokumentation for at underbygge din indberetning.

Hvis du ønsker at  lave en mundtlig indberetning via talebesked kan den optages direkte gennem whistleblowerportalen. Vælger du at indberette mundtligt har du, hvis du ønsker det, retten til at mødes fysisk med whistleblowerenheden indenfor en rimelig frist.

Al kommunikation går gennem sikret postbox

Samtidig med du laver din indberetning, opretter du en sikret postbox i portalen. Der må alene kommunikeres skriftligt med dig gennem denne. Postboxen er knyttet til dit sags-ID og kan benyttes også når man indberetter som anonym.

Der sker ingen logging

Systemet logger ikke IP-adresser og ID på udstyr, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Hvem har adgang til whistleblowerportalen?

Det er alene personerne i whistleblowerenhederne i Allerød Kommune og i KL, der administrativt hjælper Allerød med at visitere  indberetningerne, der har adgang til systemet og indberetningerne.

Hvem drifter whistleblowerportalen?

Det system, som bruges driftes af EQS Group, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i selve systemet. 

I forbindelse med du registrer en indberetning, opfordrer systemet dig til at oprette en sikret postbox, som er den eneste skriftlige kommunikationskanal der må benyttes i forbindelse med din sag.

Vigtigt! Gem dit password og dit Sags-ID

Når du opretter den sikrede postbox bliver du bedt om at oprette et password. Det er vigtigt du gemmer dette, for det kan ikke genskabes. Passwordet skal du sammen med dit Sags-ID bruge til at logge på systemet og følge med i sagen / kommunikere om sagen. 

Skærmkvittering med sags-ID

Når du har registreret din indberetning bliver du ført til en skærmkvittering.

Læs mere..

Se mere om indberetninger og behandling af indberetninger her på siden og i retningslinjerne for Allerød Kommunes Interne whistleblowerordning, som du finder link til nederst på siden.

Indberettede whistleblowersager går først direkte til whistleblowerenheden i KL, som vurderer om der er tale om forhold, der ligger indenfor whistleblowerlovens anvendelsesområde.

Hvis indberetningen vurderes at falde inden for rammerne af Allerød Kommunes ordning tages op til undersøgelse af en upartisk whistleblowerenhed i Allerød Kommune.

Whistleblowerenheden i Allerød Kommune består af:

• Tina Vibsig Petersen, sekretariatschef, sekretariatet
• Anette Friederichs, personalechef, personale & digitalisering
• Mette S. Nielsen, Erhvervs- og udviklingskonsulent, sekretariatet

Whistleblowerenheden i KL består af:

Udpegede konsulenter fra KL’s ansætteslesretlige team, samt fra teamet for kommunalret og anden offentlig ret, KL’s juridiske chef, souschefen for jura og EU, samt administrativ og teknisk support.

Du kan orientere dig yderligere om whistleblowenhedernes opgaver og behandlingen af indberetningerne i Retningslinjer for Allerød Kommunes interne whistleblowerordning, som der er linket til nedenfor.

Du vælger selv, om du vil være anonym - eller vil oplyse dine almindelige personoplysninger (navn, email, telefonnummer), når du indberetter. 

Oplysninger om identitet - eller som kan afsløre identitet er underlagt særlig tavshedspligt og det er kun personerne i whistleblowerenheden, der har adgang til dem,

Sådan kan du sikre din anonymitet

Kommunens enheder (pc, smartphones m.v.) kan være opsat til at kunne spore IP-adresser. Vi anbefaler derfor, at du som medarbejder ikke indberetter fra earbejdsenheder.

Vær også opmærksom på, at du ikke via beskrivelserne af de forskellige forhold i din indberetning kommer til at afsløre din identitet.

Der er ingen sporing af dig i selve indberetningssystemet og den sikrede postbox du opretter i forbindelse med inberetning er alene knyttet til dit sags-ID.

Hvis du opgiver dit navn - er det rart for dig at vide

• Der er ikke almindelig aktindsigt i indberetning af whistleblowersager (offentlighedslovens § 35).
• Der er ikke partsindsigt i whistleblowers identitet eller oplysninger i indberetningen, hvoraf indberetters identitet kan udledes.
• Der må heller ikke i forbindelse med partshøring tilgå parten oplysninger om whistleblowers identitet.

Dette gælder ikke alene for direkte personoplsyninger, men også for andre typer af oplysninger som kan medvirke til at afsløre din identitet.

Gem Sags-ID og password til din sikre postbox, når du indberetter.

Du modtager en kvittering på skærmen, når du har sendt din elektroniske indberetning. Den indeholder det Sags-ID som du skal bruge til at logge på den sikrede postbox. Vi anbefaler, du tager et screenshot og gemmer informationen.

Husk også at gemme det password, du angiver til den sikrede postbox i forbindelse med din indberetning.

KL visiterer indberetningerne

Når en indberetning modtages i portalen er indholdet kun synligt for whistleblowerenheden i KL (Kommunernes Landsforening), der foretager den indledende vurdering af om forholdene falder inden for rammerne af whistleblowerloven.

Når vurderingen foreligger modtager du besked fra KL gennem systemets sikrede postbox om deres vurdering og det videre forløb.

Allerød Kommunes whistleblowerenhed har den videre dialog med dig 

Anses din indberetning for at kunne være en whistleblowersag, åbner KL den for Allerød Kommunes whistleblowerenhed. Her koordineres igangsættelsen af undersøgelse af om den er sand og hvad der videre skal foretages.

Whistleblowerenheden har tavshedspligt om din identitet og er de eneste, som må kommunikere med dig om sagen.

Den pågældende forvaltning blive inddrages i undersøgelsen i det omfang, som vurderes at være nødvendigt. Identitetsafslørende oplysninger må ikke videregives i forbindelse med undersøgelsen, med mindre du er blevet spurgt og har givet udtrykkeligt samtykke.

Du modtager feedback efter senest 3 måneder gennem din sikrede postbox

Whistleblowerenheden må kun kommunikere med dig gennem det sikrede system.

Senest tre måneder fra datoen for indberetningen modtager du feedback om sagsforløbet. Det er derfor vigtigt, at du løbende logger på og tjekker din postbox.

Hvis din sag ikke kan behandles som en whistleblowersag

Hvis din indberetning vedrører forhold, der ikke vurderes at være omfattet af whistleblowerordningen, vil du via den sikrede postbox modtage information om dette og evt. vejledning om, hvordan du på anden vis kan fremme sagen.

Den der indberetter whistleblowersager er omfattet af de særlige beskyttelsesregler i whistleblowerloven - og der er specielle procedurer til behandling af sagerne. Derfor er det kun alvorlige sager, der skal indberettes gennem whistleblowerordningen.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et forhold er omfattet af ordningen, kan du kontakte whistleblowerenheden via portalen. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil du få at vide, at oplysningerne ikke behandles yderligere, og du vil så vidt muligt også modtage information om, hvor du kan henvende dig med forholdet.

Du må ikke bevidst må indgive urigtige eller vildledende oplysninger.

Oplysninger til whistleblowerordningen skal indgives i god tro – det vil sige, at du ikke bevidst må indgive urigtige eller vildledende oplysninger.

Hvis du bevidst indgiver urigtige eller vildledende oplysninger kan det få ansættelsesretlige konsekvenser for dig, og du risikerer også at blive anmeldt til politiet

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at fortage undersøgelser eller afgive oplysninger er beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.

Berørte personer får besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat - medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende.

Berørte personer vil ligeledes modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs.

Berørte personer er parter i sagen og opnår forvaltningsretlige partsrettigheder (partshøring, begrundelse, partsaktindsigt mv.) og efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven ret til fx:

• at anmode om indsigt i egne personoplysninger der behandles
• at anmode om berigtigelse eller sletning af urigtige personoplysninger
• at anmode om begrænsning af behandling vedrørende den registrerede og til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet

I særlige tilfælde kan den indberettes rettigheder suspenderes. Det sker, hvis interessen i at få kendskab til oplysningerne bør vige af hensyn til den offentlige interesse.

Det gælder især i forhold til efterforskning, afsløring eller retsforfølgning af strafbare handlinger og beskyttelse af tredjepersoners rettigheder og frihedsrettigheder. I sådanne tilfælde kan den indberettedes rettigheder suspenderes så længe efterforskningen foregår eller så længe der er nødvendigt.

Strafbare forhold meldes som udgangspunkt til politiet

Er der eller vurderes der at være overtrådt regler i straffelovgivningen, vil det som udgangspunkt blive meldt til politiet.

Generelle spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til erhvervs- og udviklingskonsulent Mette S. Nielsen

Du opfordres til at bruge det eksisterende samarbejdssystem, hvis der ikke er risiko ved det. 

Whistleblowerordningen supplerer kommunens eksisterende samarbejdssystem.

Som kommune lægger vi vægt på at have stor ledelsesmæssig tilgængelighed og et velfungerende MED-system, hvor der er fokus på en åben og direkte dialog mellem ledelse, medarbejdere og tillidsrepræsentanter.

Derfor opfordrer vi som udgangspunkt til at tage kontakt direkte til din leder, din leders leder eller din tillidsrepræsentant, hvis du har viden om eller begrundet mistanke om forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen og du vurderer, at overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og der ikke er risiko for repressalier.

Hvis du af helt særlige årsager ikke ønsker at gå til ledelsen eller til din tillidsrepræsentant, og hvis du ønsker at være anonym, kan whistleblowerordningen bruges som et supplement til det eksisterende samarbejdssystem

Kommunen opfordrer også persongrupper, der har en tilknytning til kommunen, men ikke er omfattet af den interne whistleblowerordning om gå videre med sagerne efter de almindelige procedurer i Allerød Kommunes eksisterende samarbejdssystem.

Eksterne whistleblowerordninger

Whistleblowersager som ikke har tilknytning til Allerød Kommune – eller som indberetter ikke ønsker at indberette til Allerød Kommunes interne whistleblowerordning, kan indberettes til eksterne whistleblowerordninger, f.eks. Datatilsynets whistleblowerordning.

Ytringsfrihed

Whistleblowerordningen har til formål at beskytte whistleblowere. Inberetningsmuligheden erstatter ikke og begrænser ikke din ytringsfrihed og den meddelesret du iøvrigt har, i overensstemmelse med de gældende regler herom.