Telefonbetjening i forvaltningen

Retningslinjerne beskriver, hvordan du skal håndtere telefonen i rådhusets åbningstid og i din øvrige arbejdstid.

Telefonerne skal være bemandet, så alle indkomne opkald bliver besvaret i rådhusets åbningstid

  • Kan du ikke tage din telefon? Omstil den til en kollega. Det gælder om muligt også ved sygdom.
  • Arbejder du i en ringegruppe? Sørg for, at der er nok medarbejdere til at besvare telefonerne.
  • Har din afdeling mange telefoniske borgerhenvendelser? Læg møder og lignende uden for åbningstiden, så I kan prioritere telefonerne.
  • Giver du en borger et telefonnummer? Henvis som udgangspunkt til hovednummeret eller det relevante gruppenummer.

FAQ - om telefonbetjeningen

Kun helt undtagelsesvist og efter aftale med din leder. Ring tilbage til borgeren hurtigst muligt, når du er tilbage, og senest dagen efter.

  • Dine kolleger skal kunne få fat i dig i arbejdstiden. Hold derfor som udgangspunkt din telefon åben, men gerne på lydløs. 
  • Du kan også bruge chatten i Teams til intern kommunikation.
  • Når du arbejder hjemme, skal du have telefonen med.


Vi har alle pligt til at holde kalenderen opdateret, herunder markering af ferie og fridage, af hensyn til omstillingen og kolleger.

På lukkedage er der ikke adgang gennem den centrale omstilling.

Retningslinjerne gælder ikke for grupper og funktioner, der håndterer borgerhenvendelser på andre måder og ikke er afhængige af den centrale omstilling.

Retningslinjen er et minimum. Der kan være fastsat yderligere lokale retningslinjer for telefonisk borgerbetjening.

Senest opdateret 17-09-2026

Besluttet af MED-udvalget

Forvaltningens MED-udvalg besluttede retningslinjen i september 2025