1. Strategisk retning
Ét fælles intranet
AK-tuelt er bygget som ét samlet intranet med fælles indhold og afdelingssider.
Strukturen skal gøre det nemt at finde information på tværs af organisationen og er samtidig forberedt til, at intranettet på sigt kan understøtte personaliseret indhold, hvis der træffes beslutning om det.
Medarbejdernes behov først
Struktur og indhold skal tage udgangspunkt i medarbejdernes behov – ikke i, hvem der er afsender.
Fælles information placeres i den fælles struktur. Indhold, der kun er relevant for en bestemt afdeling, placeres som udgangspunkt på afdelingens sider.
Fælles rammer og decentralt ansvar
AK-tuelt har en decentral redaktørorganisation, fordi mange afdelinger og fagområder bidrager med indhold.
Afdelingerne har ansvar for deres indhold, mens webmasterteamet sætter de fælles rammer og understøtter redaktørerne.
Information, man kan stole på
Indhold på AK-tuelt skal være korrekt, aktuelt og have en tydelig ejer.
Information skal så vidt muligt vedligeholdes ét sted, så der ikke opstår forskellige versioner af det samme.
2. Adgang og informationssikkerhed
Nemt at tilgå
Alle medarbejdere skal nemt kunne tilgå AK-tuelt uanset arbejdssted og udstyr. Derfor kræver adgangen ikke brugerlogin.
Den lave adgangsbarriere betyder samtidig, at vi skal være opmærksomme på, hvad vi publicerer.
Fortroligt indhold hører til et andet sted
Fortrolige, sikkerhedsfølsomme eller på anden måde adgangsbegrænsede oplysninger må ikke publiceres på AK-tuelt.
De skal placeres i systemer med passende adgangskontrol.
Ikke beregnet til søgemaskiner
Indholdet på AK-tuelt er ikke beregnet til almindelig søgemaskineindeksering.
Det er dog ikke det samme som adgangsbeskyttelse. Alt indhold på AK-tuelt skal derfor behandles som potentielt offentligt tilgængeligt.
Tænk på AK-tuelt som potentielt offentligt
Publicér kun indhold, som kan tåle at være offentligt tilgængeligt.
3. Principper for struktur og indhold
01 – Byg ét fælles intranet
Vi følger fælles principper for struktur og indhold på tværs af organisationen.
02 – Placér efter medarbejdernes behov
Indhold skal ligge dér, hvor medarbejderne naturligt vil lede efter det – ikke nødvendigvis dér, hvor afsenderen organisatorisk hører hjemme.
03 – Giv indholdet en tydelig ejer
Alt indhold på AK-tuelt skal have en tydelig ejer. Sideejeren skal fremgå af sidens indstillinger i GoPublic.
04 – Hold indholdet aktuelt
Alle sider indgår i det årlige gennemsyn i januar. Indhold, der ændrer sig ofte, skal gennemgås oftere.
05 – Vedligehold information ét sted
Den samme information skal som udgangspunkt kun vedligeholdes ét sted. Link til den fra andre relevante sider frem for at oprette kopier.
06 – Gældende information skal kunne findes via AK-tuelt
Retningslinjer, politikker, procedurer, vejledninger og anden gældende medarbejderinformation skal kunne findes via AK-tuelt.
Teams bruges til samarbejde, dialog og arbejdsdokumenter – ikke som eneste indgang til gældende medarbejderinformation.
07 – Publicér kun indhold, der tåler åben adgang
AK-tuelt kræver ikke brugerlogin. Fortroligt, sikkerhedsfølsomt eller adgangsbegrænset indhold må derfor ikke publiceres på intranettet.
08 – Følg den fælles struktur
Den overordnede struktur og navigation styres centralt. Større ændringer i strukturen skal aftales med webmasterteamet.
4. Roller og ansvar
AK-tuelt kombinerer fælles styring med decentralt ansvar for indhold og publicering.
Afdelingschefen
Har det overordnede ansvar for afdelingens indhold
Afdelingschefen har ansvar for, at afdelingens indhold bliver vedligeholdt, og udpeger de nødvendige webredaktører.
Fagredaktøren
Har ansvar for det faglige indhold
Fagredaktøren har ansvar for, at det faglige indhold er korrekt og aktuelt.
Webredaktøren
Opretter og vedligeholder indhold
Webredaktøren opretter og redigerer indhold i GoPublic efter de fælles retningslinjer.
Webredaktør og fagredaktør kan være den samme person.
Læs om din rolle som webredaktør
Webmasterteamet
Forvalter intranettet og de fælles rammer
Webmasterteamet har system- og governanceansvaret og varetager den daglige forvaltning og udvikling af AK-tuelt.
Teamet administrerer også adgang og rettigheder og står for oplæring og support af webredaktørerne.
5. Styring og udvikling
Strategisk forankring
AK-tuelt er strategisk forankret hos kommunaldirektøren, som træffer de overordnede strategiske og væsentlige beslutninger om intranettet.
System og governance
Webmasterteamet er forankret i kommunikationsområdet i Sekretariatet og har system- og governanceansvaret for AK-tuelt og GoPublic.
Teamet omsætter de overordnede beslutninger til fælles rammer, retningslinjer og løsninger.
Løbende udvikling
Webmasterteamet er kommunens kontakt til GoPublic og varetager dialogen om systemets udvikling, nye funktioner og ændringer.
Nye behov og større ændringer vurderes i sammenhæng med hele intranettet og løftes til kommunaldirektøren, når de kræver en strategisk eller væsentlig beslutning.
Kom med input
Har du forslag til forbedringer eller behov for nye funktioner, så kontakt webmasterteamet.