1. Afgræns et område
Vælg et helt menu- eller indholdsområde på det gamle intranet – ikke bare en enkelt side.
2. Giv ChatGPT adgang til kildeområdet
ChatGPT skal kunne gennemgå hele området, herunder sider, undersider, relevante links og tilknyttede dokumenter.
Dokumenter er en del af kildegrundlaget. Det er ikke nok kun at analysere websiderne, da væsentligt fagligt indhold, regler og arbejdsgange kan ligge i dokumenter, der er linket til fra siderne.
3. Kør analyseprompten på hele området
Brug analyseprompten til at analysere området som en helhed. ChatGPT undersøger blandt andet medarbejdernes behov, målgrupper, overlap, dobbeltindhold, placering, dokumenter, publikationer, taksonomi og muligheder for at samle eller opdele indhold.
Resultatet er et forslag til en ny målstruktur og et overblik over de forhold, der skal være på plads før migrationen.
4. Fremskaf eventuelt manglende kildemateriale
Hvis ChatGPT ikke kan åbne dokumenter eller andet materiale, som kan have betydning for målstrukturen eller indholdsfordelingen, skal materialet fremskaffes og læses ind, før analysen afsluttes.
Det gælder især dokumenter, som kan indeholde væsentligt fagligt indhold, regler, processer eller arbejdsgange.
Materiale, der ikke har betydning for den strukturelle analyse, kan eventuelt kontrolleres senere under migrationen.
5. Håndtér afklaringer og behov for nye kategorier
Gennemgå de forhold, som analysen viser skal afklares før migrationen. Det kan være faglige eller organisatoriske spørgsmål eller behov for nye kategorier i taksonomien.
Hvis analysen viser behov for nye kategorier, skal de forelægges webmaster. Kun webmaster kan godkende og oprette nye kategorier. De bør derfor være godkendt og oprettet, før migrationen begynder, så redaktørerne kan kategorisere indholdet korrekt undervejs.
6. Beslut den nye struktur
Gennemgå ChatGPTs forslag til målstruktur, når det nødvendige kildemateriale er undersøgt, og de nødvendige afklaringer er håndteret.
Beslut, hvad der skal flyttes, samles, opdeles, udgå eller placeres andre steder. Herefter fastlåses målstrukturen, før selve migrationen begynder.
7. Opret målstrukturen i GoPublic
Opret den godkendte målstruktur i GoPublic, før du begynder selve migrationen. Opret de nødvendige menusektioner og sider, så der er en fast destination for det indhold, der skal migreres.
Kontrollér samtidig, at eventuelle nye kategorier er godkendt og oprettet, så de kan bruges under migrationen.
8. Kør migrationsprompten
Brug migrationsprompten til at migrere indholdet ind i den godkendte og oprettede målstruktur. Arbejd dig systematisk gennem det indhold, der skal migreres, og placér det på de sider, der allerede er oprettet i GoPublic.
Migrationsprompten hjælper med at bevare det relevante faglige indhold og omsætte det til den nye sideform, struktur og taksonomi.
9. Indsæt og opsæt indholdet i GoPublic
Indsæt det bearbejdede indhold på de oprettede sider i GoPublic. Opsæt også relevante links, dokumenter, accordions, metadata og øvrige elementer.
Følg den godkendte målstruktur og de beslutninger, der blev truffet i analysefasen, så strukturen ikke genforhandles side for side under migrationen.
10. Kvalitetssikr
Kontrollér det nye indhold mod kilden. Tjek blandt andet, at væsentligt fagligt indhold er bevaret, at links og dokumenter er håndteret, og at struktur, målgruppe og taksonomi er korrekt.
Hvis migrationen afdækker nye modstridende, uklare eller væsentlige oplysninger, som ikke blev fundet i analysefasen, skal de afklares, før indholdet færdiggøres.
11. Koordinér fælles beslutninger
Strukturvalg, nye kategorier, principielle beslutninger, nye mønstre og afklaringer skal opsamles fælles, så andre redaktører kan arbejde videre på samme grundlag.
Det er særligt vigtigt, når vi arbejder i separate AI-arbejdsrum: Den enkelte ChatGPT-chat kender ikke automatisk de beslutninger, der er truffet i andre redaktørers arbejde. Derfor skal fælles beslutninger og principper fastholdes uden for den enkelte chat.