Sådan organiserer vi indhold på intranettet

Når du opretter eller omlægger indhold på intranettet, skal du tage udgangspunkt i medarbejderens behov og opgave – ikke i den gamle sidestruktur, organisationens opbygning eller hvem der ejer indholdet.

Spørg, hvad medarbejderen skal finde, forstå, gøre, tage stilling til eller have hjælp til.

Hvis en tidligere side ikke er oprettet efter opgaveprincippet kan det være indholdet skal fordeles på flere nye sider.
Det kan omvendt ogaså være at indhold er spredt på flere sider eller kilder og skal samles med afsæt i hvad medarbejderen har brug for at vide for at kunne løse opgaven.

Den permanente struktur skal kunne fungere over tid.

• Årstal, projektnavne, kampagner og midlertidige indsatser skal derfor ikke automatisk definere navigationen.
• Navigationstitler skal være korte og gøre det let at vælge den rigtige vej. Sidens H1 må gerne være mere forklarende og handlingsorienteret.
• Sortér ikke automatisk sider alfabetisk eller efter rækkefølgen på det gamle intranet. Placér dem i den rækkefølge, der bedst understøtter medarbejderens opgave.

Når noget mangler eller er uklart

• En bedre struktur kan synliggøre, at der mangler information. Udfyld ikke faglige huller med antagelser.
• Det gælder fx lokale regler, ansvar, arbejdsgange, godkendelser, frister, kontaktveje og systemanvendelse.

Send i stedet spørgsmålet til faglig afklaring.

Indhold skal have én autoritativ placering dér, hvor medarbejderen naturligt vil lede efter det.

Indhold fra ét gammelt område kan derfor godt blive fordelt på flere hovedområder på det nye intranet.

Skeln mellem roller
Det samme emne kan indeholde forskellige opgaver for forskellige medarbejdere. Opdel efter rolle, når rollerne faktisk har forskellige opgaver eller informationsbehov.

• Under Personalehåndbogen skelner vi fx mellem ansættelsesforhold og personaleledelse. Information om medarbejderens eget sygefravær kan derfor have en anden placering end lederens arbejdsgang ved sygefravær.

Skeln mellem fælles og lokalt indhold
Vurdér, om indholdet gælder hele organisationen, Forvaltningen, et bestemt afdelingsområde, en medarbejdergruppe eller en bestemt lokation.

• Fælles indhold skal som udgangspunkt have én fælles autoritativ placering. Indhold, der kun gælder et bestemt organisationsområde, placeres under det relevante områdes landingpage.

Hvis en fælles regel suppleres af en lokal arbejdsgang, beskriver det lokale område kun det, der faktisk er lokalt, og linker til den fælles information.

Opret en selvstændig side, når den løser et tydeligt og selvstændigt medarbejderbehov.

• Hvis det er svært at forklare, hvad medarbejderen skal bruge siden til, bør du overveje, om indholdet i stedet skal være et afsnit, en komponent, en publikation eller et link til en anden autoritativ placering.
• En hoved- eller samleside skal også have en reel funktion. Den skal ikke kun fungere som en mappe med links til undersider.

En webside og en publikation løser forskellige opgaver.

• Websiden hjælper medarbejderen med at forstå eller udføre en opgave.
• Publikationen er et selvstændigt materiale, som medarbejderen skal kunne finde, læse eller bruge.
• Politikker, strategier, grundlag, retningslinjer, vejledninger og andre selvstændige publikationer kan placeres i publikationsarkiverne.

Opret derfor ikke en almindelig side alene for at have et sted at placere en publikation.

• En webside kan i stedet forklare det, medarbejderen har brug for at vide eller gøre, og linke til publikationen i publikationsarkivet.

Publikationer kan med fordel samles i publikationsarkiver frem for at blive spredt ud som dokumentlinks eller almindelige sider i navigationen.

• Der kan oprettes et større fælles publikationsarkiv og publikationsarkiver på relevante organisationsområdeniveauer.

• Publikationer kan kategoriseres efter blandt andet type, emne, organisationsområde og lokation.

  Det betyder, at en publikation kan have én autoritativ placering og samtidig være tilgængelig fra flere relevante sammenhænge på intranettet.

Kontakt ALTID webmaster hvis du er i tvivl om noget hører til i et publikationsarkiv - eller der er behov for et NYT publikationsarkiv.

Læs mere om brugen af publikationsarkiver på intranettet

Indhold skal først have den rigtige autoritative placering. Derefter kan du vurdere, om medarbejderne også har brug for en genvej.

Genveje kan være relevante til indhold eller funktioner, som mange bruger ofte, som skal kunne findes hurtigt, eller som er vigtige i særlige situationer.

En genvej ændrer ikke på, hvor indholdet hører hjemme.