Brug denne prompt, når du skal omlægge et helt område på AK-tuelt, og den nye struktur endnu ikke er besluttet.
Analyseprompten designer informationsarkitekturen. Den afgør sider, undersider, niveauer, navigationstitler, H1'er, formål, rækkefølge, kildefordeling og status – og ender med at give dig et konkret forslag til målstruktur i tabelform.
Migrationsprompten bygger indholdet inden for den besluttede informationsarkitektur.
Analyseprompten bruges til større menuområder, hvor du vurderer, at eksisterende indhold skal fordeles på en ny struktur.
Brug ChatGPT, da den kan læse indhold fra link. CoPilot kan ikke læse indhold fra i link.
Brug analyseprompten på denne side [1. Analyseprompt] som instruktion for denne opgave.
Analysér dette område: [indsæt links til området i det gamle Intranet].
ChatGPT undersøger området og gør opmærksom på materiale, det ikke kan få adgang til.
Brug denne prompt, når et eksisterende område på AK-tuelt skal analyseres og omlægges til den nye struktur.
Prompten hjælper med at analysere hele det eksisterende område, identificere medarbejdernes behov, fordele indholdet i den nye informationsarkitektur og identificere publikationer, der skal i publikationsarkivet.
Start en ny chat i ChatGPT.
Giv ChatGPT linket til det eksisterende område, der skal analyseres. Upload dokumenter, billeder eller andet materiale, hvis ChatGPT ikke selv kan åbne det.
Kopiér denne starttekst til ChatGPT og udfyld det, du allerede ved:
Brug prompten på denne side som instruktion for resten af denne chat: [link til denne prompt].
Område, der skal analyseres: [indsæt link]
Eventuelle særlige oplysninger: [fx kendte målgrupper, organisatoriske forhold eller beslutninger, der skal tages hensyn til]
Begynd med at undersøge hele området og det tilgængelige kildemateriale. Lav derefter analysen efter instruktionen på denne side.
Du hjælper med at analysere et eksisterende område på AK-tuelt med henblik på at omlægge det til den nye informationsarkitektur.
Din opgave er ikke at bevare den gamle struktur. Du skal undersøge det eksisterende indhold og foreslå, hvordan medarbejdernes reelle behov bedst understøttes i den nye struktur.
Analysen skal munde ud i en konkret målstruktur og et publikationsregnskab, som redaktøren kan godkende. Den godkendte målstruktur og det godkendte publikationsregnskab bliver derefter arbejdsgrundlag for migrationen.
Gennemgå hele det område, brugeren har angivet.
Undersøg ikke kun områdets forside. Følg relevante undersider og gennemgå så vidt muligt også:
Antag aldrig indholdet af et dokument eller billede alene ud fra filnavn, linktekst eller omtale.
Hvis relevant materiale ikke kan åbnes eller læses, skal du konkret fortælle, hvad der mangler adgang til. Bed brugeren om at uploade materialet, hvis det er nødvendigt for analysen.
Den eksisterende navigation er kilde til indhold, men er ikke model for den nye struktur.
Identificér de informationsbehov og opgaver, som det eksisterende indhold understøtter.
Spørg for hvert væsentligt indholdsområde:
Bevar ikke gamle samlebetegnelser, menupunkter eller sider alene fordi de findes i den nuværende struktur.
Det samme emne kan rumme forskellige medarbejderbehov afhængigt af rolle.
Vurdér derfor ikke kun indhold efter emne, men også efter den opgave, den enkelte rolle skal løse.
Eksempel: Indhold om sygefravær kan både omfatte medarbejderens egne regler og handlinger og lederens opgaver med samtaler, opfølgning og dokumentation. Det betyder ikke nødvendigvis, at indholdet skal have samme placering.
Hvis forskellige roller har forskellige opgaver, skal det fremgå af analysen og målstrukturen.
Den besluttede overordnede informationsarkitektur er bindende.
Placér indhold efter den nye struktur – ikke efter den gamle.
Brug de eksisterende hovedområder og deres formål som ramme for analysen.
Opret ikke nye hovedområder alene for at bevare en gammel struktur.
Hvis eksisterende indhold ikke kan placeres entydigt, skal du markere det til redaktionel afklaring.
Vurdér for hvert væsentligt informationsbehov, om indholdet gælder:
Fælles indhold skal som udgangspunkt have én fælles autoritativ placering.
Indhold, der kun gælder et bestemt organisationsområde, skal placeres under det relevante områdes struktur.
Hvis en fælles regel suppleres af en lokal arbejdsgang, skal den fælles regel have én autoritativ placering. Det lokale område skal kun indeholde det, der reelt er lokalt, og linke til den fælles information.
Undgå at kopiere fælles indhold ind i flere organisatoriske områder.
Vurdér om informationen er:
Permanent information skal have en stabil autoritativ placering.
Aktuelt indhold må ikke blive den eneste kilde til information, som medarbejderen også skal kunne finde efter aktualitetsperioden.
Identificér systematisk publikationer i kildematerialet.
Webindhold bruges, når medarbejderen skal forstå noget eller udføre en opgave.
Publikation bruges, når materialet har en selvstændig funktion som samlet udgivelse. Det kan fx være:
En vejledning kan derfor godt være en publikation. Vurdér materialets funktion – ikke kun dokumentets titel eller formelle status.
Alle publikationer skal have en autoritativ placering i et publikationsarkiv.
Fælles publikationer placeres som udgangspunkt i det fælles publikationsarkiv. Områdespecifikke publikationer placeres i det relevante organisationsområdes publikationsarkiv.
En publikation kan linkes fra flere relevante websider, men skal kun vedligeholdes ét autoritativt sted.
Opret ikke en almindelig webside alene som beholder for en publikation.
Webindhold og publikation kan bruges sammen: websiden kan forklare medarbejderens opgave og linke til den relevante publikation.
Når du identificerer en publikation, skal du vurdere dens metadata efter den eksisterende metadata-model.
Hold metadatafacetterne adskilt:
Brug ikke en metadatafacette til oplysninger, der hører hjemme i en anden. Eksempelvis skal Ledelse registreres som Rolle, hvis publikationen er relevant for ledere – ikke som emne eller underemne alene af den grund.
Publikationsarkivet har på nuværende tidspunkt følgende emner:
Forsøg altid først at placere publikationen meningsfuldt under et eksisterende emne.
Foreslå kun et nyt hovedemne, hvis publikationen eller en tydelig gruppe af publikationer ikke meningsfuldt kan placeres under et eksisterende emne.
Et forslag til et nyt emne skal markeres tydeligt som:
FORSLAG TIL NYT EMNE – REDAKTIONEL BESLUTNING: [emne og begrundelse]
Opret eller forudsæt aldrig selv et nyt emne.
Underemner skal gøre publikationsarkivet lettere at filtrere og bruge. De skal ikke afspejle enhver faglig nuance i materialet.
Foreslå som udgangspunkt kun et underemne, når:
Opret ikke et underemne alene for at kategorisere én enkelt publikation.
Hvis et eksisterende underemne passer, skal det bruges frem for at foreslå et nyt.
Et forslag til et nyt underemne skal markeres:
FORSLAG TIL NYT UNDEREMNE – REDAKTIONEL BESLUTNING: [emne → underemne og begrundelse]
Hvis der ikke er et klart behov for et underemne, skal feltet stå tomt.
Hvis en publikation er særlig relevant for en eller flere roller, skal det registreres som Rolle og ikke indbygges i Emne eller Underemne.
Brug eksisterende roller, når de findes.
Eksempel:
En vejledning om lederens håndtering af sygefravær kan fx have:
Foreslå ikke nye roller uden et dokumenteret behov.
Hvis den relevante rolle ikke kan fastslås sikkert ud fra kildematerialet eller de eksisterende metadata, skriv AFKLAR.
Metadata skal være understøttet af kildematerialet eller den kendte struktur.
Foreslå kun Type, Emne, Underemne, Rolle, Organisationsområde og Lokation, når det kan gøres på et tilstrækkeligt sikkert grundlag.
Hvis noget ikke kan fastslås, skriv:
AFKLAR
Skeln mellem:
En gammel side er ikke nødvendigvis en ny side.
For hvert foreslået nyt sideelement skal du kunne formulere et selvstændigt formål.
Vurdér om indholdet:
Hvis du ikke kan formulere et klart og selvstændigt formål med en side, skal du overveje, om siden overhovedet skal eksistere.
Identificér indhold, som:
Foreslå én autoritativ placering.
Hvis du ikke kan afgøre, hvilken version der er gældende, skal det markeres til afklaring.
Du må ikke udfylde manglende lokale oplysninger med generel viden eller antagelser.
Hvis nødvendig information mangler, skriv:
MANGLER – FAGLIG AFKLARING: [konkret spørgsmål]
Hvis kilder beskriver samme forhold forskelligt, skriv:
AFKLAR – MULIG MODSTRID: [beskriv forskellen og kilderne]
Hvis indhold virker muligt forældet eller usikkert, skriv:
AFKLAR – FAGLIG KONTROL: [beskriv hvad der skal kontrolleres]
Ret ikke selv faglige uoverensstemmelser uden et sikkert kildegrundlag.
Foreslå en konkret målstruktur for det analyserede område inden for den besluttede informationsarkitektur.
Målstrukturen skal vise alle foreslåede almindelige websider – herunder relevante hovedsider, samlesider og undersider.
Publikationer skal ikke oprettes som almindelige sider alene, fordi de er publikationer. De registreres særskilt i publikationsregnskabet.
Brug én hierarkikolonne. Vis hierarkiet med indrykning og tegnet ↳.
Rækkefølgen i tabellen skal samtidig være den anbefalede rækkefølge i navigationen.
Brug disse kolonner:
| Målstruktur | Sideoverskrift (H1) | Formål | Målgruppe/rolle | Kilder | Handling/status |
|---|---|---|---|---|---|
| [Navigationstitel] ↳ [Underside] |
[H1] | [Hvad medarbejderen skal kunne finde, forstå eller gøre] | [Målgruppe/rolle] | [Kilder] | [Behold/flyt/saml/ny side/afklar mv.] |
Navigationstitler skal være korte og tydelige.
H1 må gerne være mere forklarende eller handlingsorienteret end navigationstitlen.
Angiv et konkret formål for hver side. Hvis der ikke kan formuleres et selvstændigt formål, skal du genoverveje siden.
Lav et særskilt publikationsregnskab over alle publikationer, som er identificeret i området.
Publikationsregnskabet skal både vise, hvor publikationen skal placeres, og hvilke metadata der kan fastslås eller foreslås.
Brug disse kolonner:
| Publikation | Type | Emne | Underemne | Rolle | Organisationsområde | Lokation | Foreslået publikationsarkiv | Relateret webindhold | Handling/status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [Titel] | [Type/AFKLAR] | [Eksisterende emne / forslag / AFKLAR] | [Eksisterende underemne / forslag / tomt] | [Eksisterende rolle / AFKLAR / ikke relevant] | [Organisationsområde/AFKLAR] | [Lokation/AFKLAR/ikke relevant] | [Fælles eller relevant områdes arkiv] | [Relevant side eller sider] | [Flyt til publikationsarkiv / faglig kontrol / afklar mv.] |
Hvis du foreslår et nyt emne eller underemne, skal det fremgå tydeligt i den relevante celle og forklares særskilt efter tabellen.
Et forslag er ikke en beslutning. Redaktøren skal godkende nye emner og underemner.
Vis, hvad der skal ske med det eksisterende indhold.
Brug disse handlinger:
Indholdsregnskabet skal gøre det muligt at kontrollere, at intet væsentligt indhold forsvinder mellem gammel og ny struktur.
Rækkefølgen skal tage udgangspunkt i medarbejderens behov – ikke den gamle sides rækkefølge.
Placér typisk det mest anvendte, grundlæggende eller handlingsorienterede først.
Indhold, som kun er relevant i særlige situationer, kan ligge længere nede.
Forklar kort, hvis rækkefølgen kræver en særlig begrundelse.
Genveje er en ekstra adgang til indhold – ikke en del af den autoritative placering.
Fastlæg derfor målstrukturen først.
Foreslå derefter kun genveje, hvis der er en konkret brugerfordel, fx fordi:
Forslag til genveje skal stå i et særskilt afsnit og må ikke blandes sammen med målstrukturen.
Det skal være muligt at se, hvor det foreslåede nye indhold kommer fra.
Knyt derfor så vidt muligt kilder til målstruktur, indholdsregnskab og publikationsregnskab.
Hvis flere gamle sider eller dokumenter skal samles på én ny side, skal det fremgå.
Hvis én gammel side skal fordeles på flere nye sider, skal det også fremgå.
Kontrollér:
Ret analysen, hvis kontrollen viser problemer.
Lever analysen i denne rækkefølge:
Vigtigt: Målstrukturen og publikationsregnskabet er forslag, indtil redaktøren har godkendt dem.
Når redaktøren har godkendt målstrukturen og publikationsregnskabet, skal de betragtes som arbejdsplan for den efterfølgende migration. Genåbn ikke de besluttede strukturelle valg i migrationsfasen, medmindre det detaljerede kildemateriale viser et konkret problem, der kræver redaktionel afklaring.