Formål
Denne side beskriver den fælles struktur for publikationsarkiver på intranettet. Strukturen bruges som grundlag, når eksisterende indhold analyseres og migreres.
Publikationsstrukturen udvikles løbende, efterhånden som analyserne viser nye behov. Der skal ikke oprettes et nyt publikationsarkiv alene, fordi der findes et tilsvarende emne eller hovedområde på intranettet.
Sådan bruges publikationsstrukturen
Når et område analyseres, skal publikationer så vidt muligt placeres i et eksisterende publikationsarkiv.
Hvis en publikation ikke passer naturligt i et eksisterende arkiv, skal det vurderes, om den:
- hører til i et eksisterende fælles publikationsarkiv
- bør omsættes helt eller delvist til webindhold
- fortsat skal være en selvstændig publikation
- sammen med andre publikationer viser et reelt behov for et nyt publikationsarkiv
Et nyt publikationsarkiv skal have en tydelig funktion og et stabilt indholdsgrundlag. Det skal ikke oprettes alene for at spejle intranettets menustruktur.
Eksisterende publikationsarkiv
Fælles politikker, strategier og retningslinjer
Arkivet bruges til overordnede og gældende dokumenter med fælles eller tværgående betydning for organisationen.
Det kan for eksempel være:
- politikker
- strategier
- overordnede retningslinjer
- principper og andre fælles styrende dokumenter
Et dokument skal ikke placeres her alene, fordi det gælder mange medarbejdere. Konkrete vejledninger, arbejdsredskaber og systemvejledninger kan høre bedre hjemme i et fagligt publikationsarkiv.
Publikationsarkiv, der foreslås oprettet
IT og digitale værktøjer
Arkivet skal samle konkrete vejledninger, retningslinjer og arbejdsredskaber til kommunens IT-systemer og digitale værktøjer.
Det kan for eksempel være:
- M365-vejledninger
- Teams-vejledninger og retningslinjer
- Acadre-vejledninger
- PortalGIS-vejledninger
- andre systemvejledninger og digitale arbejdsredskaber
Overordnede strategier og politikker om digitalisering skal som udgangspunkt fortsat placeres i det fælles arkiv for politikker, strategier og retningslinjer.
Mulige kommende publikationsarkiver
Der oprettes ikke på forhånd publikationsarkiver for alle fagområder. Behovet vurderes i forbindelse med analyserne af det eksisterende indhold.
Personale er foreløbig identificeret som en mulig kandidat til et selvstændigt publikationsarkiv. Behovet skal kvalificeres gennem de kommende analyser af personaleområdet.
Andre faglige publikationsarkiver kan foreslås, hvis analyserne viser en tilstrækkelig mængde sammenhængende publikationer og et tydeligt brugerbehov.
Når analysen viser et nyt behov
Hvis analyseprompten identificerer publikationer, som ikke passer hensigtsmæssigt i den eksisterende struktur, skal den gøre opmærksom på det og begrunde behovet.
Forslaget skal markeres som FORSLAG TIL NYT PUBLIKATIONSARKIV – KRÆVER GODKENDELSE.
Forslaget skal som minimum beskrive:
- foreslået navn på publikationsarkivet
- hvilke typer publikationer det skal indeholde
- hvilket konkret indhold i analysen der skaber behovet
- hvorfor de eksisterende publikationsarkiver ikke er tilstrækkelige
- om behovet vurderes at være stabilt og relevant på tværs af flere sider eller områder
Et nyt publikationsarkiv oprettes først, når behovet er vurderet og godkendt. Herefter opdateres denne side, så den gældende publikationsstruktur kan bruges som fælles grundlag for de efterfølgende analyser.