Formål
Denne side beskriver den fælles struktur og reglerne for mediebiblioteket i GoPublic. Formålet er at gøre filer og medier nemme at finde, genbruge, vedligeholde og rydde op i.
Strukturen bruges som fælles grundlag for redaktørernes arbejde og for migration af indhold til det nye intranet. Den udvikles løbende, efterhånden som migrationen viser nye behov.
Grundprincipper
- Medier placeres efter et stabilt indholdsområde – ikke efter den redaktør, der uploader dem.
- Vi bruger få og tydelige mapper og undgår unødigt dybe mappestrukturer.
- Mediebibliotekets struktur skal ikke kopiere intranettets menustruktur.
- Den samme fil uploades som udgangspunkt kun én gang og genbruges derfra.
- Filer skal have forståelige og stabile filnavne.
- Midlertidige filer skal kunne identificeres og ryddes op.
Foreslået mappestruktur
Fælles
Medier, der bruges på tværs af flere områder på intranettet.
Det kan for eksempel være:
- fælles billeder og grafik
- logoer og grafiske elementer
- ikoner
- andre medier, der genbruges flere steder
Personale
Medier, der primært hører til indhold om medarbejdernes ansættelse og arbejdsliv.
Ledelse
Medier, der primært bruges i indhold målrettet ledere og ledelsesopgaver.
IT og digitalisering
Medier og filer knyttet til IT, digitale værktøjer, systemer og digitalisering.
Der kan oprettes undermapper til stabile og omfattende områder, hvis der viser sig et konkret behov, for eksempel M365 eller Acadre.
Sådan arbejder vi
Medier knyttet til fælles arbejdsgange, metoder og måder at løse opgaver på.
Organisationen
Medier knyttet til organisationen, organisatoriske forhold og fælles information om arbejdspladsen.
Lokationer
Billeder og andre medier, der er knyttet til bestemte fysiske arbejdssteder eller lokationer.
Publikationer
Filer, der anvendes som publikationer på intranettet, placeres samlet her i mediebiblioteket.
Den brugerrettede placering styres af den fælles publikationsstruktur. Mediebiblioteket angiver alene, hvor selve filen administreres i GoPublic.
Der oprettes kun undermapper, hvis der viser sig et stabilt behov. Strukturen i mappen Publikationer behøver derfor ikke være identisk med strukturen i publikationsarkiverne.
Midlertidigt
Filer, der kun bruges under produktion eller migration, kan placeres midlertidigt her.
Filer i denne mappe skal enten flyttes til deres permanente placering eller slettes, når arbejdet er afsluttet. Mappen må ikke udvikle sig til et permanent restarkiv.
Hvornår opretter vi undermapper?
Der oprettes ikke en undermappe for hver side, afdeling, redaktør eller enkeltstående opgave.
En ny undermappe kan være relevant, når der er en stabil og større gruppe af medier, som naturligt hører sammen, og hvor en særskilt mappe gør materialet væsentligt lettere at administrere.
Hvis migrationen viser behov for en ny fælles mappe eller undermappe, skal behovet vurderes, før den oprettes.
Filnavne
Filer skal have korte, beskrivende og stabile navne, så det er muligt at forstå indholdet uden at åbne filen.
Brug for eksempel:
- digitaliseringsstrategi-2025-2028.pdf
- teams-retningslinjer.pdf
- arbejdsmiljoe-apv-vejledning.pdf
Undgå filnavne som:
- endelig-version.pdf
- ny-version-2.pdf
- dokument1.pdf
- mettes-fil.pdf
- kopi-af-endelig-version-3.pdf
Brug kun årstal i filnavnet, når året er en relevant del af dokumentets identitet eller gyldighed.
Undgå dubletter
Kontrollér, om filen allerede findes i mediebiblioteket, før du uploader den.
Hvis den samme fil skal bruges på flere sider, skal siderne som udgangspunkt anvende den samme fil i mediebiblioteket frem for at oprette flere kopier.
Publikationer og andre filer er ikke det samme
At en fil ligger i mediebiblioteket betyder ikke nødvendigvis, at den skal være en publikation på intranettet.
Ved migration skal det vurderes, om indholdet:
- skal omsættes til almindeligt webindhold
- skal bevares som en selvstændig publikation
- er et arbejdsredskab eller en skabelon, som fortsat skal kunne downloades
- kan udgå
Publikationer følger den fælles publikationsstruktur. Mediebiblioteket styrer den tekniske placering af filen i GoPublic.
Når migrationen viser et nyt behov
Strukturen skal kunne udvikles, men nye mapper skal ikke oprettes ad hoc af den enkelte redaktør.
Hvis analysen eller migrationen viser et stabilt behov, som den eksisterende struktur ikke kan håndtere hensigtsmæssigt, skal der foreslås en ny mappe eller undermappe.
Forslaget skal markeres som FORSLAG TIL NY PLACERING I MEDIEBIBLIOTEKET – KRÆVER GODKENDELSE.
Forslaget skal kort beskrive:
- foreslået mappe eller undermappe
- hvilke typer medier eller filer den skal indeholde
- hvilket konkret indhold der skaber behovet
- hvorfor den eksisterende struktur ikke er tilstrækkelig
- om behovet forventes at være stabilt og relevant for flere sider eller områder
Når en ny fælles placering er godkendt, opdateres denne side, så efterfølgende redaktører og migrationer arbejder efter den samme struktur.