Indholdsnavigation

• Få ansættelsen på plads
• Planlæg introduktionen
• Introduktionskursus
• Prøvetidssamtaler
• Informationssikkerhed og GDPR

Få ansættelsen på plads

Når medarbejderen har sagt ja til jobbet, skal du hurtigst muligt oprette medarbejderen i SD-web.

Ansættelse og løn

Du skal:

• oprette den nye medarbejder i SD-web
• oprette lønindplacering
• sørge for lønforhandling med TR eller den forhandlingsberettigede organisation.

Personale tjekker og aktiverer ansættelsen i SD og sender ansættelsesbrevet. Efter aftale med dig kan Personale stå for lønforhandlingen med TR eller organisationen. For timelønnede sender Personale tilkaldebevis.

Gem dokumenter i personalesagen

Gem følgende i SD-personalesag:

• ansøgning og CV
• stillingsopslaget
• uddannelsesbevis
• dokumentation for erfaring
• eventuelt autorisationsbevis
• noter fra referencer.

Straffe- og børneattester

Indhent privat straffeattest, hvor det er tilstrækkeligt.

Personale indhenter offentlig straffeattest og børneattest, når det er relevant.

Læs om straffe- og børneattester
[Link til Vælg kandidat]

Bestil IT, udstyr og adgang

Bestil det, medarbejderen skal bruge for at kunne komme i gang. Det kan fx være:

• IT-brugeroprettelse og mail
• adgang til relevante systemer
• pc eller tablet
• mobiltelefon
• adgangskort.

IT-brugeroprettelse, pc og mobiltelefon bestilles hos IT ServiceDesk.

Hvis medarbejderen får en mobiltelefon, skal du huske tro- og loveerklæringen.

IT ServiceDesk
[Link]

Arbejdsmobil
[Link til siden om arbejdsmobil og tro- og loveerklæring]

Planlæg introduktionen

Lav en introduktionsplan for medarbejderens første tid.

Du skal:

• udarbejde introduktionsplanen
• gemme planen i SD
• sende planen til medarbejderen via e-Boks.

Arbejdet med introduktionsplanen kan delegeres til en administrativ medarbejder.

Hvad skal medarbejderen introduceres til?

Introduktionsplanen skal tilpasses arbejdspladsen og medarbejderens opgaver.

Her ville jeg ikke indsætte en ny generel tjekliste endnu. Det uploadede dokument beskriver arbejdsgangen omkring introduktionsplanen, men oplister ikke, hvad den konkret skal indeholde. Hvis I har den eksisterende skabelon til introduktionsplanen, bør dens indhold bruges her eller fortsat ligge som skabelon.

Introduktionsplan
[Link til skabelon]

Introduktionskursus

Følg op på, at den nye medarbejder bliver tilmeldt Allerød Kommunes introduktionskursus.

Medarbejderen tilmelder sig selv via Plan2Learn.

Personale oplyser i ansættelsesbrevet om det generelle introduktionskursus for alle nyansatte og om, at medarbejderen selv skal tilmelde sig.

Introduktionskursus for nye medarbejdere
[Link til Plan2Learn]

Prøvetidssamtaler

Planlæg prøvetidssamtalerne allerede som en del af introduktionsplanen.

Du skal:

• booke mindst to samtaler med medarbejderen i prøvetiden
• følge op på medarbejderens start og introduktion
• skrive referat af prøvetidssamtalerne
• gemme referaterne i SD.

Personale kan hjælpe med vejledning og sparring. Opgaven kan ikke delegeres til en administrativ medarbejder.

Informationssikkerhed og GDPR

Sørg for, at medarbejderen kender eventuelle lokale retningslinjer om informationssikkerhed og GDPR.

Medarbejderen får også information om informationssikkerhed og GDPR gennem:

• ansættelsesbrevet
• introduktionskurser
• intranettet
• awareness-kampagner.

Ansvaret for at informere om lokale retningslinjer ligger hos dig som leder og kan ikke delegeres til en administrativ medarbejder.

Hvem gør hvad?

Her synes jeg en accordion er nyttig, fordi rollefordelingen er vigtig, men ikke behøver fylde i den primære arbejdsgang.

Accordion: Dit ansvar som leder

Du har ansvar for at:

• få medarbejderen oprettet i SD-web
• få lønindplacering og lønforhandling på plads
• sikre, at de relevante dokumenter gemmes i SD-personalesag
• indhente privat straffeattest, hvor det er tilstrækkeligt
• bestille IT, udstyr og adgang
• sørge for en introduktionsplan
• følge op på tilmelding til introduktionskursus
• planlægge og gennemføre mindst to prøvetidssamtaler
• gemme referater fra prøvetidssamtalerne i SD
• informere om lokale retningslinjer for informationssikkerhed og GDPR.

Accordion: Det sørger Personale for

Personale:

• tjekker og aktiverer ansættelsen i SD
• sender ansættelsesbrevet
• kan efter aftale med dig stå for lønforhandlingen med TR eller organisationen
• indhenter børneattest og offentlig straffeattest
• sender tilkaldebevis til timelønnede
• informerer i ansættelsesbrevet om det generelle introduktionskursus og egen tilmelding
• tilbyder vejledning og sparring om prøvetidssamtaler.

Accordion: Hvad kan delegeres?

Opgaver i forbindelse med ansættelsen af medarbejderen og introduktionsplanen kan delegeres til en administrativ medarbejder.

Prøvetidssamtaler og lederens information om lokale retningslinjer for informationssikkerhed og GDPR kan ikke delegeres.

Kontaktboks: Personale

INDSTILLINGER

Sideansvarlig: Skal udfyldes af redaktøren
Publiceringsdato: Skal udfyldes af redaktøren
Emne: Personale → Onboarding
Rolle: Leder
Organisation: Ingen
Lokation: Ingen

REDAKTØRNOTE

Introduktionsplan: Hvis skabelonen til introduktionsplanen findes, bør vi gennemgå den. Den kan indeholde væsentligt onboardingindhold, som ikke fremgår af rolle- og ansvarsdokumentet.

Der er også én strukturel overlapning, vi skal være opmærksomme på: “Ansæt medarbejderen” og “Ny medarbejder” indeholder begge noget om SD, attester og IT-oprettelse. Jeg ville ikke løse det ved at slette information nu. Når begge sider er sat op, kan vi afgøre præcist, hvor overgangen mellem ansættelse og onboarding skal ligge. Det følger vores nye princip om først at sikre, at indholdet er bevaret.