Guide til gode webtekster

Skriv med udgangspunkt i den, der skal bruge informationen. Hvad har kollegaen brug for at vide, forstå eller gøre?

Skriv det, der er vigtigt for kollegaen – ikke alt det, du som afsender ved om emnet.

Henvend dig direkte til den, der læser teksten. Brug du, når det er naturligt, og skriv tydeligt, hvem der skal gøre hvad.

Skriv: Du skal aftale hjemmearbejde med din leder.
Undgå: Aftale om hjemmearbejde indgås med nærmeste leder.

Vær opmærksom på fagudtryk, interne forkortelser og organisatoriske betegnelser. Det, der er indlysende i din egen afdeling, er ikke nødvendigvis kendt af resten af organisationen.

Aktive formuleringer gør teksten lettere at forstå, fordi det bliver tydeligt, hvem der gør hvad.

Skriv: Din leder godkender din ansøgning.
Undgå: Ansøgningen godkendes af nærmeste leder.

Vælg det ord, som flest vil forstå. Undgå unødvendigt fagsprog, fremmedord og kommunale formuleringer.

Hvis et fagudtryk er nødvendigt, så forklar det første gang, du bruger det.

En sætning bliver hurtigt vanskelig at forstå, hvis den indeholder mange informationer og indskud. Del lange sætninger op, og lad hvert afsnit have en tydelig pointe.

Kom til sagen, og fjern overflødige ord, gentagelser og unødigt tunge formuleringer. Spørg dig selv, om teksten kan siges enklere og mere direkte.

Brug også Sprog- og skriveguiden
Allerød Kommunes sprog- og skriveguide gælder for vores skriftlige kommunikation generelt. Her finder du også hjælp til bl.a. grammatik, tegnsætning og ordvalg samt en tjekliste til at undgå “kommune-lingo”. 
Gå til Sprog- og skriveguiden

Overskrifter skal give mening i sig selv og hjælpe kollegaen med hurtigt at vurdere, om indholdet er relevant.

Undgå generelle overskrifter som Information, Generelt og Diverse.

Hvis indholdet handler om noget, kollegaen skal gøre, kan overskriften med fordel afspejle handlingen.

Fx:
Bestil IT-udstyr
Registrér din arbejdstid
Sådan melder du dig syg

Brug ord og begreber, som målgruppen kender og vil lede efter. En intern faglig betegnelse er ikke nødvendigvis den bedste overskrift.

Korte afsnit gør teksten lettere at læse. Hold dig så vidt muligt til én pointe ad gangen, og begynd et nyt afsnit, når du skifter emne.

Punktopstillinger er gode til fx krav, muligheder, huskelister og flere informationer af samme type. Brug almindelig brødtekst, når informationen hænger bedst sammen som en forklaring.

Hvis kollegaen skal gøre noget, så skriv tydeligt, hvad der skal ske, hvem der skal gøre det, og eventuelt hvornår.

Skriv: Send blanketten til HR senest 1. oktober.
Undgå: Blanketten skal fremsendes rettidigt.