En god intranetside starter med et klart formål og en gennemtænkt placering. Her får du hjælp til at planlægge og bygge din side, så kollegaerne nemt kan finde og bruge indholdet.
Afklar, hvem der skal bruge indholdet, og hvad målgruppen har brug for at vide eller gøre.
Definér sidens hovedformål. Hvilket spørgsmål skal den besvare, eller hvilken opgave skal den hjælpe kollegaen med at løse?
En side bør som udgangspunkt have ét tydeligt hovedformål. Hvis du forsøger at løse flere forskellige behov på samme side, kan det være tegn på, at indholdet skal deles op.
Søg her på intranettet, før du opretter en ny side. Måske findes informationen allerede, eller en eksisterende side kan udbygges.
Undgå at oprette en ny side, hvis behovet kan løses ved at forbedre det indhold, der allerede findes.
Afgør først, om informationen er relevant for alle eller mange medarbejdere, eller kun for en bestemt afdeling, enhed eller medarbejdergruppe.
Indhold, der kun er relevant for en bestemt del af organisationen, placeres som udgangspunkt på afdelingens eller enhedens eget område.
Tag udgangspunkt i, hvor kollegaerne vil forvente at finde informationen. Den afdeling, der ejer eller leverer indholdet, er ikke nødvendigvis det sted, hvor siden skal ligge.
Se på den eksisterende struktur og de sider, der ligger omkring den ønskede placering. Den nye side skal passe naturligt ind i sammenhængen.
En side skal som udgangspunkt have én placering. Hvis indholdet er relevant i flere sammenhænge, så link til siden fra de relevante steder frem for at oprette flere versioner.
Vælg den information, kollegaen har brug for for at forstå emnet eller løse sin opgave. Alt, hvad I ved om emnet, behøver ikke stå på siden.
Placér det, flest har brug for, først. Baggrund, uddybning, undtagelser og detaljer kan komme længere nede eller placeres, så de ikke står i vejen for hovedbudskabet.
Overvej for hvert stykke information: Hjælper det kollegaen videre, eller er det primært vigtigt for afsenderen?
Hvis baggrundsinformation er nødvendig, så placér den efter den information, kollegaen først har brug for.
Information, som kollegaerne skal kunne finde og læse på intranettet, bør som udgangspunkt være indhold på en webside.
Brug dokumenter, når selve dokumentet har en funktion – fx en blanket, skabelon eller rapport, der skal downloades eller bruges videre.
Guide, når du skal skrive teksten
Når du har valgt og prioriteret indholdet, skal det omsættes til en god webtekst.
Se Guide til gode webtekster for hjælp til bl.a. modtagerfokus, klart sprog og gode overskrifter.
Gruppér information, der hører sammen, og placér den i den rækkefølge, kollegaen har brug for den.
En typisk side kan fx bevæge sig fra:
Det skal du vide → Det skal du gøre → Uddybning → Hjælp og kontakt
Det er ikke en fast skabelon. Opbygningen skal passe til den konkrete opgave.
Start med det, kollegaen først har brug for at vide eller gøre. Baggrund, forklaringer og detaljer kan komme længere nede.
Gruppér information, der hører sammen, og byg siden op i en logisk rækkefølge. Tænk i den rækkefølge, kollegaen har brug for informationen – ikke den rækkefølge, du selv har fået den i.
Hvis siden indeholder meget information, så del den op i tydelige dele. Overvej også, om noget bør ligge på en underside i stedet for at gøre hovedsiden meget lang.
Brug fx accordions, faktabokse, linklister og proceslinjer, når de gør informationen lettere at finde og forstå – ikke blot for at skabe variation på siden.
Accordion – når information kan grupperes i tydelige emner, og ikke alt behøver være synligt på én gang.
Faktaboks – til noget, der kræver særlig opmærksomhed.
Linkliste – når kollegaen skal videre til flere relaterede sider eller ressourcer.
Proceslinje – når en opgave består af flere trin, der skal gennemføres i en bestemt rækkefølge.
Tjek din side
Har siden et tydeligt formål?
Ligger den det rigtige sted?
Indeholder den kun det, målgruppen har brug for?
Kommer den vigtigste information først?
Er indholdet opdelt i en logisk rækkefølge?
Er det tydeligt, hvad kollegaen eventuelt skal gøre?
Har du valgt sideelementer, der understøtter indholdet?
Findes den samme information andre steder?
Når du skal arbejde med teksten